★本気で社内改革を希望されている経営者の皆様へ★
さいたま総研では、本気の改革をISOやPマークでお手伝いします。

１．資産洗い出しの効果
ＰマークもＩＳＭＳも、業務で取扱う個人情報や資産を洗い出す作業業が第一歩です。

実際に個人情報や資産の洗い出しを行うと、その意外な効果に驚くものです。弊社でも資産の洗い出しをしたところ、こんな効果がありました！

（１）ソフトの所在が判明
インストール用ＣＤのバージョン、起動可能ＯＳなどが整理され、おかげでＶＩＳＴＡ対応のソフトを購入する際には何を買い直さなければいけないかひと目でわかるようになりました。

（２）不要な資料の多さに驚き！
書類棚、キャビネットなどの保管資料を棚卸しすると、すでに必要のない資料がなんと多かったことか！スタッフが忠実に棚卸表を作成してくれましたが、せっかく記載してくれた資料のほとんどは廃棄対象の古い資料でした。

（３）メリハリがつく！
弊社の場合は個人情報、企業情報が最重要資産ですが、整理すると案
外重点管理の箇所が少なく、施錠可能なキャビネットは当面追加は
不要と判明しました。

２．所有から使用へ
資産洗い出しによる重要な”気づき”は、なんでもかんでもとりあえず保管するいわゆる「所有」の発想から、使い終わったら廃棄を徹底することで生まれる「使用」の発想に切り換えられることなのです。

（１）視覚で納得
持つことが安心なのではなく、使うことが重要だということは、頭でわかることではなく、体（正確には視覚）でわかることなのです。
①保管していても二度と使わない資料
②何か所にも散在する資料
③陳腐化した資料やデータ
いずれも「保管することの安心」の裏で、「使わない非効率」を生じさせていたことについて、資産の洗い出しをする中で、自然に気づきを与えてくれます。

（２）「使う」ことへの認識
資産洗い出しによって、大切な資産・個人情報であると判明したものは、何のために必要であるかを認識するため、より有効活用しようという意識が働きます。

（３）身軽な組織へ
「持つ」ことにこだわらないことが、必要最小限の資源で動ける組織になるきっかけを与えてくれます。この「持つ」から「使う」への意識の移行が改革のはじまりなのです。

次回は、リスクアセスメントについてご紹介しましょう。

さいたま総研　IT/ISO事業部　西宮恵子